De accountant dient controlewerkzaamheden op te zetten en uit te voeren gericht op het vaststellen van rechtszaken en claims waarbij de entiteit betrokken is en die mogelijk een risico op een afwijking van materieel belang doen ontstaan, met inbegrip van: (Zie Par. A17, A18 en A19)
a. het verzoeken om inlichtingen bij het management en, indien van toepassing, bij anderen binnen de entiteit, met inbegrip van de interne juridisch adviseur;
b. het doornemen van de notulen van de vergaderingen van de met governance belaste personen, alsmede van de correspondentie tussen de entiteit en haar externe juridisch adviseur; en
c. het doornemen van kostenrekeningen met betrekking tot juridische kosten. (Zie Par. A20)
Controle rechtszaken en claims
De registeraccountant voert een onderzoek uit aan de hand van de NV COS 501, zodat vastgesteld wordt of er sprake is van een materiële rechtszaak of claim. Afhankelijk van de aard van de rechtszaak of claim en de waarschijnlijkheid van een uitstroom van middelen dient de gebeurtenis in de niet in de balans opgenomen verplichtingen vermeld te worden of dienen er voorzieningen getroffen te worden.
- De accountant gaat inlichtingen inwinnen bij het management en eventueel de juridisch medewerker.
In de bevestiging bij de jaarrekening (LOR) verklaard het management eveneens dat er geen sprake is van rechtszaken of claims, voor zover nog niet vermeld in de jaarrekening en/of toelichting van de jaarrekening.
- De accountant neemt de notulen door van de directie- en commissarisvergaderingen.
- De accountant neemt het grootboek juridisch kosten door. Afhankelijk van de verantwoorde kosten en de risico-inschatting van de accountant worden er inkoopfacturen (eventueel integraal) gecontroleerd.
Indien de accountant een inschatting maakt van een risico van materieel belang dat betrekking heeft op vastgestelde rechtszaken en claims of wanneer uitgevoerde controlewerkzaamheden een indicatie geven van het feit dat andere van materieel belang zijnde rechtszaken en claims kunnen bestaan, dient de accountant, in aanvulling op de werkzaamheden die overeenkomstig andere Standaarden zijn vereist, te trachten direct met de externe juridisch adviseur van de entiteit te communiceren. De accountant dient dit te doen door middel van een schriftelijk verzoek om inlichtingen, door het management opgesteld en door de accountant verzonden, waarbij de externe juridisch adviseur wordt verzocht om rechtstreeks met de accountant te communiceren. Indien wet- of regelgeving dan wel de betreffende juridische beroepsorganisatie het verbiedt dat de juridisch adviseur van de entiteit rechtstreeks met de accountant communiceert, dient de accountant alternatieve controlewerkzaamheden uit te voeren. (Zie Par. A21, A22, A23, A24 en A25)
Advocatenbrief of lawyers letter
Op grond van NV COS 501.10 verricht een accountant werkzaamheden op moment dat er een inschatting is gemaakt ten aanzien van rechtszaken en claims die mogelijk een materiële afwijking in de jaarrekening kunnen veroorzaken.
De advocatenbrief (ook wel Lawyers letter genoemd) wordt door de entiteit opgesteld maar zal door de accountant verzonden worden. In de advocatenbrief staat het verzoek aan de advocaat om rechtstreeks aan de accountant te communiceren.
De situatie kan bestaan dat een advocaat niet volledig zal reageren op een algemeen verzoek. Er kan in deze situatie gevraagd worden om specifieke informatie. In het verzoek kan de accountant een lijst opnemen met de reeds bekend rechtszaken en claims, waarbij de succeskans per zaak en verwachte financiële gevolgen is vermeld.
De advocaat kan deze lijst aanvullen of afwijkende informatie verstrekken. De advocaat kan bevestigen
- De door de entiteit (management) ingeschatte succeskansen en financiële gevolgen zijn redelijk ingeschat.
- De lijst van lopende rechtszaken en claims is juist en volledig. Indien de lijst onjuist of onvolledig is dan kan de advocaat aanvullende informatie verstrekken.
Indien de accountant een inschatting maakt van een risico van materieel belang dat betrekking heeft op vastgestelde rechtszaken en claims of wanneer uitgevoerde controlewerkzaamheden een indicatie geven van het feit dat andere van materieel belang zijnde rechtszaken en claims kunnen bestaan, dient de accountant, in aanvulling op de werkzaamheden die overeenkomstig andere Standaarden zijn vereist, te trachten direct met de externe juridisch adviseur van de entiteit te communiceren. De accountant dient dit te doen door middel van een schriftelijk verzoek om inlichtingen, door het management opgesteld en door de accountant verzonden, waarbij de externe juridisch adviseur wordt verzocht om rechtstreeks met de accountant te communiceren. Indien wet- of regelgeving dan wel de betreffende juridische beroepsorganisatie het verbiedt dat de juridisch adviseur van de entiteit rechtstreeks met de accountant communiceert, dient de accountant alternatieve controlewerkzaamheden uit te voeren. (Zie Par. A21, A22, A23, A24 en A25)
Advocatenbrief weigeren
In het verleden was het niet verplicht om een advocatenbrief op te vragen. De Orde van Advocaten had het standpunt dat dergelijke brieven niet beantwoord hoefden te worden. Vanaf 2007 is dit vervallen.
Op moment dat de entiteit of de advocaat weigert de informatie te verstrekken middels de advocatenbrief of op moment dat de informatie niet beschikbaar is stelt de accountant vast of er alternatieve controles mogelijk zijn.
Alternatieve controles
De accountant kan een andere jurist inschakelen ter beoordeling van de succeskans en mogelijke financiële impact op de entiteit.
Een beperking bij het inschakelen van een onafhankelijke jurist is dat er geen uitspraak gedaan kan worden omtrent de volledigheid van de rechtszaken en claims. De accountant kan met het doornemen van de juridische kosten mogelijk voldoende zekerheid behalen omtrent de volledigheid.
Tevens zal de accountant het management in de bevestiging bij de jaarrekening (LOR) de volledigheid van de rechtszaken en claims laten bevestigen.
Als de alternatieve controle voldoende zekerheid bieden zal dit geen impact hebben op de goedkeurende controleverklaring.
Is de accountant niet in staat om voldoende controle-informatie te verkrijgen dan dient de accountant het oordeel in de controleverklaring aan te passen overeenkomstig Standaard 705.
| Auteur: | Dirk Braam |
|---|---|
| Functie: | |
| Opleiding: |
Over mij
